Mit klaren Strukturen IT-Projekte effizient bewältigen (Teil 2)

Jochen Beuttel

Ein Projekt kann erst dann als erfolgreich abgeschlossen betrachtet werden, wenn es von allen betroffenen Mitarbeitern im Alltag integriert und akzeptiert ist.

Gerade im Mittelstand identifizieren sich die Mitarbeiter stark mit ihrem Betrieb und sehen Veränderungen oft mit Scheu entgegen. So ist es wichtig, frühzeitig über die Notwendigkeit und den Nutzen der angedachten Projekte zu informieren sowie regelmäßig den Status der Entwicklung zu kommunizieren. Ob in Team- und abteilungsübergreifenden Meetings oder in Einzelgesprächen. Wenn betroffene Mitarbeiter von Anfang an in die Entscheidungsprozesse eng mit eingebunden sind und beim Entwickeln von Projekten mitwirken, wird das Ergebnis auch überwiegend akzeptiert. Durch gezielte Schulungen, Coaching und Probephasen erlangen die Mitarbeiter auch die Sicherheit, die sie im Alltag im Umgang mit den Neueinführungen brauchen.

Plan mit Methode

Projekte können umso erfolgreicher abgewickelt werden, wenn alle Beteiligten, unabhängig in welcher Rolle, die Regeln des Projektmanagements beherrschen und sich auch daran halten. Die international anerkannte Projektmanagement-Methode PRINCE2 baut auf die Gliederung in drei Ebenen auf. PRINCE steht für „PRojects IN Controlled Environments‟. Insbesondere im Handbuch zur erfolgreichen Projektsteuerung finden sich Antworten auf Fragen wie: Wie kann ich Aufgaben delegieren, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren? Wie setzt sich ein effektiver Lenkungsausschuss zusammen? Zudem ist die Methode PRINCE2 generisch und eignet sich für jede Art von Projekten, auch außerhalb der IT.

Fazit: Projekte lassen sich erfolgreich managen, wenn…

• … die Planung hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Budget ehrgeizig, aber dennoch       realistisch aufgesetzt ist.
• … Verantwortlichkeiten und Ebenen klar definiert sind.
• … alle Beteiligten sich an Reportings und Zeitpläne halten.
• … betroffene Mitarbeiter frühzeitig eingebunden und geschult werden.

Autor: Jochen Beuttel, Geschäftsführer ncc Management Consultants GmbH

Teil 1 des Beitrags finden Sie hier...

Über ncc Management Consultants GmbH (ncc)

ncc unterstützt und begleitet Unternehmen bei Veränderungsprozessen und klärt dabei insbesondere Fragestellungen im Business- und IT Management. Der Informatiker und Betriebswirt Thomas Luther gründete ncc 1996 als Beratungs- und Schulungsunternehmen. Die Branchenexpertise des zwanzig Köpfe umfassenden Beraterteams liegt in der Informationstechnologie und Telekommunikation, Handel und Logistik, den Medien, dem Bereich der Banken und Versicherungen sowie im Immobiliensektor. Anerkannte Managementtools, gewachsenes Praxiswissen sowie der Dialog mit allen Beteiligten sind die methodische Basis des Beratungsansatzes. Er hat sich bei national wie international agierenden mittelständischen Unternehmen und Konzernen wie MAN IT Services, T-Systems GmbH, GNS Gesellschaft für Nuklear-Service oder Weiss IT-Solutions GmbH bereits bewährt. Seit dem Bestehen von ncc haben über 50.000 Seminarteilnehmer IT-Fachtrainings, Vertriebs- und klassische Schulungen besucht. Weitere Informationen befinden sich auf www.ncc-consulting.com.